12 étapes pour réussir la gestion et le suivi de vos projets

Tout ce que nous entreprenons professionnellement, est lié à la gestion de projet. Un projet est une action qui a un début et une fin, un but économique et qui répond à un besoin donné. Gérer un projet implique la gestion des ressources (équipe projet et budget) la production de livrables pour atteindre un objectif précis, prédéfini.

La gestion de projet consiste à organiser et à suivre l’avancement de ces actions, tout en assurant la gestion raisonnée des ressources et en garantissant un niveau d’information toujours optimal pour l’ensemble des parties prenantes du projet.

Tout projet nécessite des ressources pour contribuer à sa mise en œuvre et finalement son succès. La gestion réussie d’un projet se traduit par un pilotage efficace des différentes ressources de projet. Assurer la livraison d’un projet (quel qu’il soit) en respectant un planning, des exigences de qualité et des contraintes budgétaires n’est pas toujours une mince affaire.
En tant que dirigeants, managers ou décideurs, vos ressources ne sont pas extensibles. Elles doivent-être bien gérées pour éviter une dérive regrettable.
Bien que de nombreux outils existent, il est important de savoir que le rôle de chef de projet est important, dans le cadre de la gestion de projet

BoostMakers vous livre les 12 principales étapes pour réussir la gestion de vos projets.

Etape 1 : bien définir vos besoins

Dans le cadre professionnel, un besoin est généralement une demande à satisfaire, un problème à résoudre ou une problématique auxquelles vous faites face et pour laquelle, vous avez un objectif précis, un budget, des ressources.
Cela peut-être un achat de projet service, prestation, conseils ou projets, ou une oeuvre professionnelle à réaliser par vous-même ou par votre équipe ou par un tiers de votre choix.
Bien définir vos besoins implique l’expression de vos idées sur un document de manière claire et sans ambiguïté, afin de pouvoir chercher les voies et moyens pour y répondre.

 

Etape 2 : par où commencer ?

  • Exprimer vos  besoins et en déterminant les contours de façon claire. En fonction du projet , lancer une étude exploratoire : elle permet de valider la faisabilité du projet et optimiser sa réussite.
  • Définir vos ressources , matérielles, humaines, budgétaires et en temps.
  • Avoir la notion de temps : réfléchir à la durée du projet, la date de démarrage et la date de fin.  La notion de  temps est gérée (qui fait quoi et quand) peut-être définie dans un planning.
  • Estimer les coûts d'un projet.
  • Formuler et présenter  le projet " qui fait quoi , quand , pourquoi , comment et à combien ?" dans un document à présenter à vos équipes ou votre bailleur (celui qui finance le projet).
  • Trouver un chef de projet, capable de fédérer toutes les équipes. La mission du chef de projet est importante. Ce rôle d’organisateur et de fédérateur peut-être assuré par une personne de votre équipe. Vous pouvez décider de l’externaliser
  • L’équipe projet peut-être interne ou externe à votre organisation. En fonction du projet, elle peut-être pluridisciplinaire.

Etape 3 :  le cadrage du projet

Le cadrage, une étape qui fixe le cap. Pour réussir un ouvrage, il est nécessaire de bien en connaître les contours. Le cadrage consiste à définir l'ouvrage à venir. Cette phase d'avant-projet liste sa genèse, son utilité et sa finalité en répondant aux questions : pourquoi et quoi ? A ce stage, le donneur d’ordre fixe des objectifs cohérents pour la  réussite à l'ouvrage. Pour les cas complexes ou lorsque les enjeux sont forts, une étude d'opportunité est réalisée. 
Les objectifs intègrent également les ressources (qui fait quoi)  permettent d'évaluer une enveloppe globale.

Cette réflexion aboutit sur une note de cadrage. Elle est généralement issue de la rencontre des demandeurs et du maître d'ouvrage. Elle permet de communiquer en interne et d'être utilisée comme premier référentiel avant d'aller plus loin. Cette note contient des informations descriptives telles que les parties prenantes, l'équipe, le chef. Elle informe également sur son fondement : les besoins et les objectifs. Elle précise son périmètre (services, processus...). Après avoir décrit les grandes étapes, elle détermine les moyens et planifie les échéances en fixant les dates clés à travers un macro-planning.

Dès lors, une date de lancement de projet peut-être fixée pour créer une dynamique et impliquer toutes les parties prenantes du projet

Etape 4 : conduite du projet

  • Conception du plan de communication : au réussite d'un projet repose essentiellement sur des facteurs humains. La diversité des profils avec des objectifs propres, composant les parties prenantes, nécessite de bâtir et mettre en oeuvre un plan de communication projet bien construit. Cette tâche passe par l'analyse des cibles, le choix des moyens de communication, le budget associé ainsi que la planification des actions de com' (réunions, comptes-rendus...).
  • Préparation du plan de conduite du changement : associée au plan de communication, la problématique du changement doit être pensée assez tôt de manière à anticiper les résistances et budgéter les actions nécessaires. Par exemple : des formations à dispenser.
  • S’organiser pour gérer les risques : pour maîtriser les risques, il est important de vous donner les moyens de les anticiper ou de les prévenir. Des outils comme la matrice des risques, classant chaque menace en fonction de sa probabilité d'apparition et de son impact potentiel vous seront d’une aide précieuse.
  • Organisation du pilotage : élaborer un tableau de bord de pilotage permet de s'assurer que la conduite du projet reste sur les rails. La conception des outils de pilotage et des modalités associées se prévoit avant l'étape de réalisation de manière à ce que tout soit prêt le moment venu. Grâce à ces outils, il vous est possible d'anticiper toute dérive sans attendre la fin du projet et, le cas échéant, prendre les mesures qui s'imposent (nouveaux moyens, nouveaux objectifs, modification du planning, etc.).
  • Identification et ordonnancement des tâches : pour structurer votre projet efficacement, il convient de le découper en plusieurs tâches. En ordonnant et classant ces dernières sous forme d'arborescence, le projet devient plus facilement gérable et maîtrisable. Chaque tâche à réaliser est ainsi qualifiée en termes de ressources humaines, financières, techniques et durée.
  • Elaboration du planning du projet : une fois les tâches identifiées, hiérarchisées et qualifiées, le projet peut s'organiser finement dans le temps en fixant l’enchaînement des tâches et en positionnant les différents jalons.  Le suivi périodique de l’avancement du projet est simplifié grâce à une vue d'ensemble des différentes étapes.
  • Consolidation du budget : en connaissant les étapes et après avoir estimé leurs charges journanières, ainsi que l'ensemble des autres coûts, il est possible de vérifier que l'enveloppe budgétaire a bien été calibrée.

Etape 5 : planning du projet

La planification des ressources est l’un des facteurs de réussite d’un projet. Elle comprend :

  • la planification des différentes tâches et leur durée totale,
  • l’identification des ressources requises,
  • l’affectation des tâches à chaque ressource (selon les profils et les compétences),
  • l’élaboration du budget prévisionnel, etc.

La création d’un planning de ressources permet de savoir quelles ressources utilisées et à quel moment. De nombreux logiciels (gratuits ou payants) existent pour gérer le planning de projet et les points critiques. Les points critiques sont les moments clés des phases du projet.
Le planning représente visuellement l’organisation et vos besoins en ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou financières, sur une période donnée.

Etape 6 : L’importance du pilotage des ressources humaines

Nous nous intéressons ici tout particulièrement à la gestion des ressources humaines, car ces ressources sont centrales dans la réalisation d’un projet et leur gestion, qui est la plus spécifique et la plus complexe.

Constitution de l’équipe de projet : une équipe projet est une ressource essentielle à l’avancement du projet : elle accomplit les tâches nécessaires à l’aboutissement du projet en respectant le budget et les délais prévus. Avant même de former l’équipe, il est important de suivre les étapes suivantes :

  • lister au préalable les tâches nécessaires à la réalisation du projet,
  • dresser la liste de toutes les compétences et de tous les savoir-faire nécessaires pour mener les tâches, qu’elles soient techniques ou managériales,
  • recruter les membres de l’équipe projet. Vous pouvez vous tourner vers des ressources déjà présentes en interne (en fonction de leur disponibilité) ou bien prévoir un recrutement en externe.

Dans tous les cas, il est primordial que le chef de projet tienne compte des compétences des futurs membres, mais aussi de leur motivation et de leur volonté à s’impliquer dans le projet.
Attribution des tâches et gestion des charges : Pour affecter les tâches, il convient de confirmer la disponibilité de chacune des ressources au sein de l’équipe constituée pour ce projet, et de procéder à la répartition des rôles et des responsabilités. L’objectif est d’attribuer le travail en optimisant le taux d’occupation des ressources, de gérer leur disponibilité, anticiper les charges pur éviter tout blocage par la suite.

Plusieurs logiciels de gestion de projet et de planification, permettent d’automatiser cette tâche.et d’ajuster les ressources. Certains logiciels sont gratuits, d’autres sont payants.

Etape 7 : créer d’une bonne ambiance d’équipe

Le succès d’un projet dépend de deux facteurs,  le chef de projet et l'équipe projet. 

  • Le chef de projet joue un role féderateur. Plus qu’un chef d’orchestre, Il gère l’ambiance,les émotions et la motivation de son équipe. Il anticipe les dérives relatives à l’utilisation des ressources. Il gère également la gouvernance du projet (les ressources, l’avancement, les crises .. ) et rend compte à son donneur d’ordre.
  • Equipe projet : elle doit-être motivée tout en incitant chacun à être le plus productif possible. Cela passe par une gestion optimisée de la charge de travail et des aléas, tout en restant à l’écoute des doléance de chacun, dans un climat de confiance.

 

Étape 8: suivi du projet

Effectuer un suivi des ressources pour évaluer une situation et prendre les décisions qui s’imposent, vous avez tout intérêt à utiliser des indicateurs de performance ou KPI (Key Performance Indicators).

  • Comparez à l’aide de ces indicateurs le « prévisionnel » avec le « réalisé » sur votre planning. Exemple : nombre de JH (jours/homme) alloués à une tâche multiplié par le pourcentage de la réalisation de cette tâche.
  • Ressources matérielles : quelle est la disponibilité ou la capacité de tel ou tel équipement ? Exemple: nombre d’heures de travail prévues sur un équipement par rapport au nombre d’heures disponibles de ce dernier = charge équipement.
  • Ressources financières : quel est le coût actuel du projet ?  Le budget alloué est-t-il respecté  ? Exemple : addition de toutes les dépenses consacrées au projet jusqu’au moment

Comparez ensuite les résultats obtenus avec ce qui était initialement prévu et prenez les décisions adéquates selon la situation, qu’il s’agisse de tenue des délais ou de consommation du budget.

Étape 9: gérer le changement

Manager le changement est indispensable pour mener les nouveaux projets à la réussite. Pourquoi et comment accompagner les transformations ? Quelles sont les phases du processus de changement ? Quels sont les outils et méthodes à maîtriser ?
Les aspects techniques sont souvent prioritaires au détriment des préoccupations humaines dans le cadre de transformations. Pourtant la réussite passe obligatoirement par l'acceptation de la nouvelle organisation et des nouvelles missions/tâches associées. Il est donc essentiel de préparer et accompagner le changement.
Il existe des méthodes efficaces pour soutenir ses collaborateurs lors de transformations et gérer les résistances qui peuvent apparaître. Avec les échecs répétés des  projets,une prise de conscience s'est faite au sein des entreprises spécialisées dans la mise en oeuvre de ces outils. Néanmoins, il reste encore beaucoup de chemin à parcourir pour les entités non rompues aux techniques modernes de gestion de projet.

Selon le modèle de gestion du changement, Kurt Lewin , chercheur en psychologie sociale, a défini 3 étapes principales, symbolisées par la métaphore d'un bloc de glace :

  • " Unfreeze " - " Dégel " : il s'agit de l'étape indispensable de préparation au changement. L'objectif est de faire prendre conscience aux collaborateurs qu'une transformation est inéluctable, les convaincre que l'organisation n'a pas d'autres issues que celle de faire autrement. Les résistances apparaissent dès ce premier stade.
  • " Change " - " Changement " : cette phase représente le changement concret. Les esprits étant prêts à la nouveauté grâce au sentiment d'urgence créé par l'étape précédente, de nouvelles pratiques sont définies. Cette étape se décompose en plusieurs sous-phases qu'il est intéressant de ne pas négliger.
  • " Refreeze " - " Gel " : une fois les changements adoptés, l'objectif est de stabiliser et consolider la nouvelle organisation, les nouvelles méthodes de travail. etc. Si cette phase est ignorée, le projet peut rapidement échouer avec un retour à l'ancienne situation.

 

Etape 10 : Comment gérer les risques d'un projet ?

Le risque fait partie intégrante de la gestion de projet. Toute nouvelle création génère des incertitudes et des zones d'ombres. Il convient donc de bien maîtriser les menaces potentielles pour atteindre les objectifs fixés. Focus sur des principes clés.
La démarche et les bonnes pratiques à retenir sont à puiser dans les méthodes de gestion des risques en général que ce soit pour un projet, une nouvelle activité, une nouvelle structure, une implantation dans un pays, etc. C'est-à-dire un travail sur 2 grandes phases :  l'analyse des vulnérabilités du projet des réponses que le groupe peut apporter .
L’objectif étant de prévenir ces risques et le cas échéant d' anticiper leur traitement pour être prêt le moment venu. Tout projet a sa part de risque. On le sait. Pour autant on l’oublie, ou plutôt on l’omet.
Mais ce serait périlleux d’agir ainsi. Qu’il s’agisse d’un problème en amont ou en aval, les risques sont là.  Pour éviter de se retrouver dépassé voici quelques étapes à respecter.
Voici quelques risques généraux; la liste n'est pas exhaustive.

  • Risques propres à la gestion d’un projet : un objectif irréaliste, un manque de budget, risque sociopolitique ou économique du pays.
  • Risques juridiques : non-respect du contrat, changement de l’environnement juridique
  • Risques concernant le respect du planning  : délai trop court
  • Risques humains : mauvaise communication, mauvaise répartition des tâches en fonction des compétences de chacun, fournisseur à risque, clients incertains, …
  • Risques techniques : pas d’accès aux technologies requises, complexité du projet, manque de moyen...


Comment anticiper les risques
Il n’y a pas de recette miracle ! En revanche il y a des solutions préventives. Une fois la liste des risques faite, elles vous permettront de garder main mise sur votre projet et limiter la casse si un imprévu venait à arriver.
 Classifiez les risques de votre liste. Pour ce faire, inscrivez leur ordre d’importance en fonction de :
l’impact possible du risque
l’étendue des dégâts
le coût global et les bénéfices liés à sa solution
 Donnez une note à chacun. Cela vous donnera un meilleur aperçu de l’ensemble et vous vous rendrez peut-être même compte de la corrélation de certains.

Reste à déterminer la meilleure stratégie à adopter
Plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Vous pouvez accepter le risque. Vous estimez que celui-ci n’est pas assez grave, pas assez important pour modifier le projet ou que le risque qu’il survienne est faible.
  • Modifier le projet dès le départ pour limiter le risque ou l’éviter complètement
  • Construire un plan d’urgence pour les risques les plus forts. Le but est ici de trouver des solutions de remplacement sur les tâches et rôles concernés par le risque.
  • Prendre une assurance… littéralement ou en tout cas certaines garanties. 
  • Limiter les risques au fur et à mesure en agissant en même temps que l’avancée du projet
  • Mettre en place la gouvernance de projet.

Toute gestion de projet comporte des aléas. Des contraintes tout comme des risques peuvent peser sur le bon déroulement du projet. Il est donc vivement recommandé de vous préparer à toute éventualité : exemple :

  • Comment réagir face à la panne d’une machine ?
  • Que faire si un collaborateur quitte le projet ?
  • Que mettre en place si l’un des fournisseurs faisait faillite ?
  • Comment gérer une éventuelle fuite d’eau dans les locaux utilisés ?
  • Comment gérer l’évolution soudaine du besoin imposé par votre marché ?
  • Si de telles situations se produisent, avoir des solutions pensées en amont limitera les difficultés qui peuvent nuire au projet.
  • Le risque zéro n’existe pas. Néanmoins,vous pouvez anticiper  et réduire certains risques.

Exemples 

Une partie de l’équipe projet et indisponible : 

  • prévoir un process de passage de connaissance du projet ou remplacement
  • Intégrer les absence temporaires dans le planning (congés, vacances, arrêt maladie, affectation d’une ressource sur plusieurs projets…)
  • prévoir une équipe de renfort,  cas de surcharge de travail ou d'indisponibilité.


Le fournisseur fait faillite ou n’est à 100% disponible

Il faut prendre vos dispositions avant le démarrage du projet :

  • vérifier la conformité de vos fournisseurs et de ses sous-traitants vis à vis de la loi. D’ailleurs la loi Sapin 2 impose au donneur d’ordre de s’assurer de la conformité de leur fournisseur pour toutes prestations de plus de 5000€
  • Demander une assurance RC pro à jour à votre fournisseur. Cette assurance vous protège en cas de manquement de la part du fournisseur. Assurez du périmètre de couverture.
  • Mettre en place des clause de pénalité financière, en cas d'engagement.

Votre besoin a évolué :

  • Prévoir un budget pour une extension du périmètre
  • en discuter avec votre fournisseur,
  • mettre à jour votre planning  (en ressource, et gestion du temps)

La mise en place de la gouvernance  permet de réduire considérablement le risque de retard et d'échec.

Etape 11 : gérer la gouvernance d’un projet

Gérer la gouvernance d’un projet consiste à mettre en place un mode de fonctionnement pour d’identifier les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante du projet.
L’objectif est de gérer les facteurs de réussite du projet en considérant :

  • le bon déroulement des activités, leur continuité et leur pérennité,
  • la fluidité l’information entre les acteurs du projet
  • la prise de décisions rapides et efficaces
  • le suivi du projet
  • la gestion de crise et de risque avec des modes d’escalades et simple et efficaces auprès des instances décisionnaires.

La mise en place d’une gouvernance, permet de se poser les bonnes questions afin de maximiser les facteurs de réussite.

  • Quels sont les contraintes propres au projet et aux différents acteurs ?
  • Quels sont les sujets à couvrir ? Qui sont les décideurs ? Quelles décisions devront être prises ? A quel rythme ?
  • Quels sont les niveaux de pilotage à identifier ? Quel est le mode de fonctionnement des comités de projet ? Quels sont les entrants et les productions ? Quels participants ? A quelles fréquences ?
  • Comment superviser les comités de projet  ? Combien de personnes sont sollicités ? Comment optimiser la participation des acteurs et simplifier les circuits de prise de décisions ?

La gouvernance de projet est utile dans les gros projets pluri-disciplinaires, à fort enjeux dans le but le sécuriser. Par ailleurs, la gouvernance peut-être évolutive. Elle doit être réalisée lorsque cela s’avère nécessaire. Elle  s’inscrit donc dans un cycle de recherche de qualité.

Etapes12 : Savoir terminer ses projets

Lorsque le projet arrive à sa fin, la mission n'est pas terminée, Il est indispensable de capitaliser sur l'expérience récente dans le cadre de l'amélioration continue de ses pratiques.
En effet il est dommage de passer à côté du suivi d'une réalisation. Des investissements budgétaires et humains qui méritent généralement plus d'implication de l'équipe dans cette phase post projet. Encore faut-il que ce processus, quelques fois imposé aux équipes, se traduise autrement que par de lourds formulaires à remplir.... Soyez plutôt pratique.

Quelques questions à se poser :

  • Quel processus de fin ?
  • Quel rapport (contenu : équipe, techniques de gestion, autres points importants : aspects qui ont particulièrement bien fonctionnés...).
  • Pourquoi ? Comment ?avez-vous touvez une solution à la problématique de départ, qui a fait l'objectif de note de cadrage ?
  • Quelle leçon à tirer du model de gourvernance ?
  • Quelle leçon à tirer du model des crises éventuelles ?

 

La gestion des ressources est essentielle à tout projet et doit être prise en compte avant même son démarrage. La planification, la gestion des disponibilités et des affectations, de même que l’optimisation des ressources comptent parmi les facteurs clés de la réussite d’un projet.
De nombreux logiciels permettent de gérer les ressources. Malgré la richesse de leur fonctionnalité, le rôle du chef de projet ainsi que sa capacité à tisser le lien entre les acteurs et à anticiper les points de blocage, sont importants.

BoostMakers | Label TRUST in| Plateforme deservices, conseils et logiciels| Comparateur de services ou solutions pour décideurs| Services BoostMakers+| BoostMakers Magazine