Comment bien choisir votre solution ERP ? 8 conseils

Dans votre entreprise, vous avez de plus en plus de clients, de salariés et de produits. Vous avez peut-être plusieurs solutions informatiques pour gérer le stock de produit, faire, la comptabilité, gérer les clients ….
Afin d’être plus réactif et compétitif, vous souhaitez avoir un système d’information unique pour gérer intelligemment vos données et avoir une vue permettant de suivre efficacement de votre activité. Un logiciel ERP est fait pour vous. 
Il existe plusieurs offres sur le marché. Comment choisir celle qui vous convient le mieux ?

BoostMakers vous livre 8 conseils pour bien choisir votre solution


Qu’est-ce qu'un ERP (Enterprise Resource Planning) ?


Appelez aussi Progiciel de gestion, un logiciel ER  intègre un ensemble de fonctions de back-office, du financement aux Ressources Humaines (RH) à la fabrication et à la vente. Il gère des ressources, les transactions financières et plusieurs  fonctions commerciales de l’entreprise. Sa particularité est qu’il est constitué de modules communiquant entre eux via une base de données centrale et les informations entre les différents services sont partagées.

Pourquoi travailler avec un logiciel ERP ?

Voici quelques cas...
Votre portefeuille de clientèle, devient important. Vous avez de plus en plus de salariés. Les dysfonctionnements internes, autrefois simples à corriger, ont maintenant un impact sur la qualité de vos prestations. Vous avez un risque de ne pas avoir une vue pertnence de l’information comme souhaité. Certains processus deviennent redondants ou laborieux. Certains salariés se créent des fichiers à coté pour mieux gérer les données clients chacun dans son coin....

Le choix d’un outil de gestion intégré relève de la volonté de mieux collaborer entre services gérant les données de clients et de produits,  accessibles à l’ensemble de vos services. Les problèmes relatifs à la transmission de l’information et au risque, sont éliminés. La solution ERP devient la colonne vertébrale de l’organisation. Elle est au cœur des tâches de chaque employé. Toutes les hiérarchies de l’entreprise accèdent  facilement  au données de pilotage de l’activité, en fonction de  leur rôle et responsabilité.


ERP pour qu’elle taille d’entreprise ?

Mettre en place un ERP dans son entreprise présente plusieurs avantages, aussi bien pour les moyennes et grandes entreprises que pour les TPE.

L’ERP pour quels avantages ?

Ce logiciel présente plusieurs avantages.

  • Un outil d’aide à la décision : un pilotage facile de l’activité et l’échange de données entre les différents services sont rationalisés. Il est donc possible d’avoir une vision globale de l’entreprise, grâce aux fonctions de reporting et d’analyse qui reposent sur des indicateurs pertinents. Les dirigeants sont en mesure d’identifier rapidement les défis, saisir des opportunités, et de prendre des décisions plus rapidement.
  • Un gain de productivité : des gains en productivité sont réalisés en automatisant les processus, en permettant une planification avancée des ressources.,
  • Plus de collaboration entre équipes : grâce à l’utilisation de plusieurs modules fonctionnant ensemble, un gain de temps, de productivité et de réactivité comparé à l’utilisation d’outils inadaptés et freinant la collaboration entre les services. Les salariés accèdent aux outils et les données nécessaires pour leur performance au quotidien. La collaboration entre les différents départements et avec les tiers est facilitée.
  • Des processus optimisés : grâce à sa base de données unique, tous les utilisateurs bénéficient d’une unicité des informations, qui sont fiables et accessibles en temps réel. L’environnement de travail unique fournit des outils pour mieux optimiser la gestion financière et commerciale.
  • Une réduction des coûts d’exploitation : Un seul logiciel remplace vos outils existants, ce qui implique également un coût de formation moindre pour la prise en main du logiciel.

 

Quels sont les modules d’un ERP ?

Sur une solution ERP est composée de différents modules complètement intégrés.

  • Module devis et facturation : Il s’agit des fonctions permettant la saisie des factures d’achat selon la nature de la dépense, la gestion des devis et la facturation des clients. Ce module gère également factures personnalisées, rappels des retards de paiement, simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix, etc.
  • Module de gestion de la relation client (CRM) et marketing : Ce module permet un meilleur suivi des clients tout en garantissant la rentabilité des actions commerciales (prospection, gestion des leads). Le Module marketing  gère les campagnes marketing efficacement, avec un ciblage et une segmentation des clients de façon précise : rédaction des emails personnalisés,  tracking des performances, landing pages avec formulaires etc... Un tableau de bord permet d’avoir une vue d’ensemble. Ce module offre également la possibilité de superviser les réclamations, d’effectuer un suivi des demandes,  gérer les contrats et les incidents dans les temps, régler les litiges et même mettre en place un portail client.
  • Module de gestion documentaire : Il assure la centralisation des informations et des documents administratifs de l’entreprise
  • Module comptabilité : les écritures comptables seront automatisées avec une gestion multidevise. Ce module gère également comptabilité multinationale. Les tâches comptables rébarbatives sont automatisées.
  • Module achat : Il permet d’importer un catalogue de produits ou de prestations de fournisseurs et de gérer électroniquement les demandes, commandes, factures et bons de livraison.
  • Module production : La gestion de la production garantit la régularisation des stocks. Les besoins de la clientèle en fonction des commandes jusqu’à des plannings de production sont synchronisés. Les bons de commande à la production sont gérés.
  • Module de gestion des stocks : Pour pouvoir gérer les stocks, l’utilisation des documents fournisseurs est indispensable. De ce fait, la réalisation de la saisie des stocks sera remplacée par une gestion automatique ou bien la saisie sera faite d’une manière simplifiée et guidée. Le système ERP consiste à suivre avec facilité les mouvements des stocks et de l’entreposage. L’état des stocks est accessible en temps réel.
  • Module RH : Les fonctionnalités relatives aux ressources humaines consistent à gérer les plannings, le suivi des heures de présence du personnel. La gestion du personnel regroupe aussi le temps de travail et la productivité.
  • Module de gestion de projet : il permet de gérer de manière plus stratégique un portefeuille de projet. Ce module est l’un des outils informatiques indispensables au travail en équipe. La gestion des plannings conduit à la planification et à la gestion des tâches ainsi qu’au suivi des projets en temps réel.
  • Module gestion des contacts : il favorise le travail collaboratif en produisant des gains de productivité. Les agendas peuvent-être personnels ou partagés avec les autres membres de l’équipe, la messagerie et les contacts de l’entreprise sont synchronisés automatiquement, et les collaborateurs peuvent y gérer leurs tâches en utilisant leurs suites bureautiques préférée.

Il faut savoir que certains éditeurs proposent des modules au choix et personnalisables. Vous choisissez seulement les modules correspondants à vos besoins.

Nos 8 conseils pour choisir votre solution ERP ?

Conseil 1 : Mode Saas ou avec licence
Les fournisseurs de services peuvent proposer l'ERP en mode SaaS; ce qui revient à proposer un abonnement en contrepartie d'un hébergement assuré et sécurisé, de la maintenance, et des mises à jour régulières.  L'ERP, e
n mode licence “on promise”, signifie que vous devrez prévoir un coût par licence et par utilisateur. Il faut également prévoir le coût de ma mise à jour et maintenance

Conseil 2 : ERP "propriétaire" ou ERP en Open source

  • ERP "Open Source" : Le terme Open Source signifie que les éditeurs mettent volontairement le code source de l'ERP à disposition des utilisateurs afin de profiter des évolutions que chacun peut apporter. Il est donc possible de récupérer le code et le modifier pour l'améliorer.  Les failles de sécurité du noyau dure de l’ERP, sont corrigées beaucoup plus rapidement, par une communauté en ligne. ERP "Open Source" n’est pas gratuit
  • ERP "propriétaire" est un progiciel conçu par un éditeur qui vend ses propres logiciels. Il propose à la fois des fonctionnalités propriétaires et des services associés (hébergement, maintenance, sécurité, mises à jour, support, etc.). L’ERP propriétaire se différencie de l’ERP Open Source par la mise en place d’une licence par la société éditrice. Celle-ci peut imposer un certain nombre d’obligations telles que : les limites d’utilisation du PGI et du logiciel ainsi que les responsabilités de chacune des parties engagées. Le code source est protégé. En contrepartie les prestations d’un ERP propriétaire sont complètes. Les éditeurs proposent une possibilité de personnalisation de l’ERP, ainsi que des services de formation, d’accompagnement, de mise en place (gestion de projet) et un SAV.

 

Conseil 3 : l’éditeur met en place la solution ou pas

  • Option 1: Un éditeur d’ERP peut mettre en place la solution (pris en compte de vos besoins, paramétrage, mise en place de la solution, accompagnement des utilisateurs, services de support…
  • Option 2: Il peut également vous proposer de travailler avec son partenaire sur les aspects fonctionnels et d’accompagnement.

Pour l’option 1, assurez-vous  que l’éditeur a une bonne connaissance des aspects fonctionnels et d'accompagnement adapté à votre contexte (les spécificités de vos activités, la maturité de vos équipes par rapport à la gestion de projet, les périmètres d’accompagnement, les témoignages de clients ...)
Pour l’option 2, le partenaire, généralement,  est un cabinet de conseil. Assurez-vous qu’il maîtrise bien votre domaine d’activité, qu’il peut aider à l'accompagnement au changement

Conseil 4 : le contact projet, côté fournisseur
Du fait du caractère modulaire d’un ERP, sa mise en oeuvre nécessite un interlocuteur unique qui comprend bien votre activité, conseiller pour le paramétrage, et même anticiper les évolutions possibles. En fonction de votre activité, vous pourrez demander un développement spécifique de certains modules. L’expérience et les compétences de votre interlocuteur sont essentiels pour éviter la perte du temps et rationaliser votre budget. Ce qui permet également d’avoir un planning maîtrisé.

Conseil 5 : le chef de projet, de votre côté
La mise en place d’une solution ERP exige de bien connaître vos processus métiers. Vous devez prévoir un chef de projet.

  • Il doit bien connaître les processus clé de votre activité.
  • Il saura faire le lien entre vos différents services.
  • Il est l’interlocuteur clé entre l'éditeur et/ou le cabinet de conseil et vos utilisateurs.
  • Son leadership et savoir-être professionnel vont l’aider à conduire le changement et mettre en place l’accompagnement des utilisateurs proposés par votre fournisseur.
  • Il doit savoir gérer un projet : pilotage des actions clé, interface entre le fournisseur et votre entreprise, gérer la gouvernance du projet, et gestion du budget  du projet.


Conseil 6 : les points d’attention
Pour votre projet, vous allez certainement lire des témoignages clients de différents fournisseurs. C’est normal; car vous ne voulez pas prendre des risques inutiles.
Voici quelques points d’attentions à privilégier :

  • L’assistance fonctionnelle et technique : elle a un coût et permet d’adapter vos besoins et exigences dans la solution. Elle comprend: Intégration de processus spécifiques complexes et l’aide au paramétrage. Demandez toutes les options possibles pour la réussite de votre projet.
  • Votre solution doit-être accessible en mobilité sur les smartphones et tablettes avec le degré de sécurité nécessaire.
  • Ressources d’aide aux utilisateurs : elles doivent être accessibles à distance, en ligne. les tutoriels vidéos ou base de connaissances , permettent aux utilisateurs de maîtriser rapidement les fonctions.
  • Support utilisateurs  : ils peuvent prendre diverses formes : Email, tickets, téléphonique, utilisation d’outils collaboratifs (slack ou trello ou équivalents). Dans votre contrat avec le fournisseur, définissez bien le niveau de criticité du traitement des anomalies;  choisissez bien le temps de réponse suite à un anomalies bloquantes (heures ouvrées, wkends ... ). 

 

La liste n'est pas exhaustive.

Conseil 7 : Les engagements contractuels du fournisseur

  • Un contrat juridique vous liera avec le fournisseur. Assurez-vous de le faire relire avec votre service juridique ou un avocat; l’objectif est de bien comprendre les termes du contrat aisi que les responsabilités de chaque partie.
  • La migration des données est une étapes essentielle. Assurez-vous d’avoir une compétence interne pour vérifier leur intégralité.
  • Vos données doivent-être idéalement hébergées en france.
  • La réversibilité des données : en cas de changement de fournisseur, quel serait le processus de récupération des données ?
  • L’interopérabilité et la compatibilité des données : c'est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues fonctionne avec d’autres produits ou systèmes existants ou futurs et ce sans restriction d’accès ou de mise en œuvre. La « compatibilité » est une notion verticale qui fait qu'un outil peut fonctionner dans un environnement donné en respectant toutes les caractéristiques et l'interopérabilité afin que divers outils  communiquent ensemble.
  • Si vous possédez d'autres systèmes d’information, assurez-vous qu’ils sont compatibles avec la nouvelle solution ERP.

 

Conseil 8 : Votre budget

Votre budget va dépendre de plusieurs points :

  • le choix de la solution : license ou mode saas,
  • le choix des modules ou une solution avec tous les modules intégrés,
  • le choix de solution fonctionnant avec un PC ou un mac.
  • le choix de solution évolutive
  • la stabilité de la solution: est ce qu’elle est mature ? Est-ce que l’éditeur travaille les salariés fidèles pour assurer la suite des projets sans turnover ? Il faut savoir que les projets ERP peuvent-être  longs (étude, migrations de données, paramétrage et déploiement)
  • les développements spécifiques  : ces développements sont généralement proposés lorsque les modules ne répondent pas à votre besoin ou exigences. Prenez le temps nécessaires pour revoir vos processus ainsi que les solutions alternatives afin de limiter les développements, qui coûtent généralement chers (études et développements spécifiques, test, de déploiement,..) .
  • Avez-vous les compétences nécessaires pour gérer le projet et accompagner les utilisateurs (accompagner la phase de transition et d’exploitation) ? Il faut savoir que le tarif d’un consultant expérimenté est à partir de 750€ par jour
  • le niveau de support souhaité.

 

Equipe BoostMakerswww.boost-makers.com

BoostMakers | Label TRUST in| Plateforme de mise en relation |Compareur en ligne | Services BoostMakers+| BoostMakers Magazine