Comment bien choisir votre logiciel de gestion de la paie : 10 clés essentielles


Vous êtes un décideur des ressources humaines. Votre logiciel de paie vous permet-t-il de gagner du temps, tout en répondant à tous vos besoins et aux contraintes la gestion de paie ? Ou,vous avez déjà un logiciel de gestion de paie. Votre société grandit vite ? et vous envisagez changer de logiciel. Ou vous souhaitez choisir un logiciel de gestion de paie pour la prémiere fois.

L’offre de logiciel de paie est large et diverse. Quelles sont les caractéristiques de logiciels de paie à privilégier pour gagner du temps, satisfaire vos salariés et tout en répondant à vos obligations réglementaires ? Avec la transformation numérique, la paie aussi se digitalise pour automatiser des tâches de paie, faire gagner du temps et surtout réduire vos coûts. Le bulletin de paie est complètement dématérialisé.

La gestion de la paie est l'organisation du mode de rémunération des salariés et du calcul des cotisations salariales et patronales relatives à leur rémunération. Dans l'entreprise, la gestion de la paie est généralement de la co-responsabilité du service comptable et de la direction des ressources humaines (DRH).
Les enjeux relatifs à la gestion de paie sont importants aussi bien pour la DRH que pour les salariés. En effet, le salaire, la contrepartie de la prestation du travail effectuée par le salarié, constitue un coût pour l'entreprise qui doit être comptabilisé. La gestion de la paie constitue un aspect important de l'administration des salariés. Elle matérialise la relation entre l'employeur et le salarié. Le bulletin de paie est un document périodique obligatoire devant répondre à certaines règles. La gestion de la paie permet également d'assurer le suivi des taxes salariales et patronales sur les salaires. Elle doit prendre en compte la DSN (déclaration sociale nominative) qui permet la transmission de cette déclaration unique et automatisée mensuelle qui se fait via un logiciel de gestion de la paie ou un SIRH.

BoostMakers vous présente 10 points clés.

Clé 1 : votre besoin

Votre besoin dépendra de votre taille, votre secteur d'activité,  le nombre de salariés, votre budget, votre envie d’opter pour une solution à la demande (mode Saas) ou sous la forme d’une licence par utilisation. Souhaitez-vous la mise à jour automatique de la réglementation du personnel ? Etes- vous organisé pour lancer un projet de gestion de paie ? Car en fonction de votre choix ( saas ou licence), il faudra un chef de projet , expert en paie, pour conduire le projet avec l'éditeur.

Certaines entreprises décident également d'externaliser  tout ou une partie de leur gestion de paie. L'externalisation peut se faire auprès d'un cabinet d'expert comptable cabinet RH.

Clé 2 : mode saas ou licence ?

" Le coin des entrepreneurs définit , le mode Saas (Software as a service, ou logiciel en temps que service) est une solution logicielle dont les fonctions sont disponibles en ligne. L’éditeur se charge de sa mise à jour et de son hébergement. Le logiciel en mode saas est disponible immédiatement et prêt à l’emploi.  Il n’y a pas besoin d’installation  technique. Tout est dans le cloud. L’abonnement est soit mensuel ou annuel.

Un logiciel avec licence : vous achetez la licence par utilisateur. Il faut travailler en mode projet. Avec vos équipes RH ou de gestion de la paie et l’éditeur,Il faut gérer le paramétrage du logiciel, l'hébergement, la maintenance évolutive. Vous pouvez y  intégrer des demandes spécifiques relatives à votre métier (développement spécifique). Depuis 2017, les charges sociales se déclarent obligatoirement via la DSN en format dématérialisé, mensuellement et détaillé par employé.  Optez pour les éditeurs de la gestion de paie, signataires de la charte des éditeurs de solution de paie.

Clé  3 : Logiciel de gestion de paie ou logiciel SIRH (système d'information RH) ?

Sur le marché, il y a des logiciels de gestion de la paie et les SIRH plus complexes.

  • Le SIRH (Système d’information RH) est constitué de modules permettant de gérer l'ensemble, la fonction « ressources humaines » relatives aux opérations d'établissement et de paiement des rémunérations, le temps de présence des travailleurs, des évaluations ou encore du recrutement et des évolutions de carrières. Les SIRH ont un module de gestion de paie. Ces solutions peuvent gérer plusieurs conventions collectives.
  • Une solution de paie aura pour objet principal d’intégrer la complexité réglementaire (droit du travail), votre convention collective,  pour effectuer des calculs sur les données RH et rendra l'information accessibles aux salariés et à la DRH.

Vous choisirez en fonction de votre besoin, votre activités et de votre organisation. 

Clé 4 : Multi-conventions collectives ou spécialiste de votre convention ?

En fonction de votre besoin, choisissez la solution qui gère correctement votre convention collective et les règles de calcul associées. Généralement, une solution gérant plusieurs plusieurs conventions collectives sont d’ailleurs souvent réservées à des cabinets d’experts de la paie, et coûtent plus chers.

Clé 5 : L'essentiel des fonctionnalités des solutions de paie

Les offres de logiciels de gestion de paie sont diverses de par leur fonctionnalités et leurs coûts. BoostMakers vous présente l’essentiels des fonctionnalités.

Gestion des bulletins de paie :

  • génération illimitée de bulletins de paie,
  • modification en temps réel, Bulletins en format PDF ou .csv,
  • prise en compte du nombre d'établissements
  • archivage des données de paie de façon illimitée.

Optez pour les éditeurs qui permettent de créer les bulletins de paie, dès le premier salairé, sans condition.
 

Gestion des variables de paie :

  • gestion des absences, RTT et plus de 30 types de congés,
  • gestion de provisions des congés,
  • gestion de primes et plus de 15 types de variables de rémunération,
  • Gestion de la maladie (IJSS),
  • Gestion du dispositif dit Loi TEPA, JEI / JEU et l’allègement Fillon,
  • DSN  : il y a 2.


La DSN mensuelle concentre les déclarations sociales de votre entreprise. Les DSN événementielles, dites de « signalements d’événements », interviennent lors de cas particuliers :

  • arrêt de travail ou maladie professionnelle (à adresser à la CPAM)
  • reprise anticipée suite à un arrêt de travail ou à une maladie professionnelle (à adresser à la CPAM).
  • fin de contrat (à adresser à Pôle emploi)


Gestion des documents de début et fin de contrat

  • déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE),
  • gestion du DIF (compteur d'heures,...),
  • gestion de solde de tout compte,
  • déclaration Pôle Emploi,
  • certificat de travail.


Gestion des employés :

  • coordonnées personnelles des salariés,
  • bancaire, IBAN et BIC,
  • gestion de paiement des salariés (fichier .xml pour le virement des salaires),
  • gestion des écritures comptables.
  • les bulletins sont accessibles sur tous les terminaux : ordinateurs, tablettes, smartphones, en toute sécurité,
  • archivage electronique hautement sécurisé avec un sstème novateur, le coffrefort electronique. Ainsi chaque salarié peut avoir un espace sécurisé pour ses bulletins de paie et autres documents importants.

 

Gestion de comptabilité analytique par salarié :

  • gestion des écritures de paie (OD de paie), livre de paie
  • export au format de votre choix (FEC, .csv, .xls)
  • prise en compte de la mobilité

 

L'interopérabilité du logiciel :

  • le choix de votre logiciel doit tenir comptede vos systèmes d’information existant (si vous en avez), tels que avec votre SIRH, la gestion des notes de frais, logiciel de comptabilité ou autres systèmes de votre parc informatique,
  • intégration de la geston du temps avec un système de badgeuse, pour un suivi de temps en temps réel

 

Tableau de bord social :

  • suivi des charges salariales, patronales et salaires nets,
  • évènements en cours sur une période donnée,
  • état récapitulatif des heures supplémentaires,
  • comptabilité analytique des bulletins
  • gestion de rachat RTT / Loi TEPA
  • Imports / Exports paramétrables Excel

 

Evolutivité du logiciel :

Choisissez un logiciel, capable d’évoluer en fonction l'évolution de votre métier et du nombre de salariés.  Sachez que certains outils se limitent à des tranches d’effectifs et des secteurs bien définis.

Clé 6 : que valent les logiciels de paie gratuits ?

Ils présentent des fonctionnalités limitées. Le périmètre fonctionnel est réduit. En fonction de votre besoin, la taille de votre entreprise et de votre secteur d’activité, les fonctionnalités de base proposées par les solutions gratuites peuvent tout à fait vous suffire.
 

Clé 7 : support et assistance

Quel que soit votre choix, le support et l’assistance de l’éditeur est essentiel. Choisissez les éditeurs qui proposent des supports divers : téléphone, mail, chat. La gestion de paie est importante, les réponses à vos demandes doivent être rapidement traitées en fonction de leur criticité et priorités souhaitées.

Clé 8 : la sécurité des données

La sécurité des données doit être totale et sans condition.

  • le respect de la RGPD,
  • la disponibilité à tout moment,
  • l'hébergement des données en France, idéalement,
  • la sauvegarde quotidienne des données afin d’assurer leurs assurer l’intégrité,

Certains éditeurs proposent le suivi de la sécurité des données, dans leur tableau de bord.
 

Clé 9 : l'ergonomie
La facilité d’utilisation le caractère intuitive de votre solution vont déterminer l’adoption de l’outil par vos salariés. La plupart des logiciels en mode saas , proposent des démos ou une version gratuite de leurs solutions. Certaines version gratuite, ne présentent pas toutes les fonctionnalités, ni les cas d'usage.  Si vous avez un peu de temps,testez le maximum de solution.

Clé 10 : les coûts
Les coûts varient en fonction de vos besoins et choix (mode saas ou licence).
Le tarif des logiciels en saas, commence à partir de 6€/mois/utilisateurs par fiche de paie. Il faut prévoir le coût de paramètreage dans certains cas. Assurez-vous des fonctionnalités proposées, et la la qualité du support. Certaines fonctionnalités importantes peuvent être en option
Le tarif des logiciels en licence dépend des services proposés. A cela s’ajoutent l'hébergement, le développement spécifiques (si vous le demandez) et la maintenance etc.

Bon à savoir pour la mise en place de solution de paie

  • Contrat et conditions : Tous fournisseurs sont de bonne foi. La gestion de la paie étant délicate, BoostMakers recommande de faire relire les contrats et autres conditions de vente et d’utilisation par un avocat. Ces contrats sont des actes juridiques; leurs clauses peuvent ne pas être simple  à comprendre, du premier coup.
  • La gestion de projet : la  mise en place d’un système d’information est un projet qu’il faut gérer. Bien que le mode saas apparaît plus simple, Il faut prévoir un temps de configuration de vos données. Le chef de projet doit connaître les spécificités de votre métier afin que le paramétrage corresponde à vos besoins. Il doit savoir gérer un projet afin d'éviter les risques de dérive qui ont un impact en termes de coûts  et de temps de mise en oeuvre.
  • La migration des données : en cas de changement de logiciel, la migration des données du personnel est une opération délicate mais maîtrisable. Assurez-vous de la réussite de cette opération. Demandez l’engagement de l'éditeur. Après l'opération, faites un test pour vous assurer que tout va bien.
  • Votre interlocuteur, coté éditeur: il doit avoir une maîtrise des problématiques de paie et du juridique (le droit social et ses changement). pour vous accompagner. Collobarez avec l'éditeur à l'écoute de vos besoin.
  • Les tests fonctionnels/utilisateurs : afin d'éviter toute  réclamations ou plaintes de la part des vos salariés,  nous vous conseillons de tester le calcul de la paie, lors des des tests fonctionnels.
  • Conduite du changement : tout changement de logiciel a un impact sur votre organisation et sur vos salariés. Il est recommandé de communiquer auprès de vos salariés de votre désir de changer de solution et les accompagner à la prise en main du nouveau logiciel. Le chef de projet à un rôle essentiel dans la formation et l’accompagnement des équipes.
  • Le budget :  Il est défini en fonction de vos choix (mode saas, ou licence), des développements spécifiques, le nombre de salariés, le nombre d'établissements et le coût d'un consultant expert en gestion de paie , si vous devrez sous-traiter la mission du chef de projet.
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Si vous manquez de temps, vous pouvez confier le choix de votre logiciel à un tiers de confiance qui produira un rapport en fonction de vos besoins, des fonctions proposés et des engagements de l'éditeur.

Vous utilisez notre [comparateur de services, conseils et logiciels] pour trouver les solutions qui vous convient.

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