Comment choisir son logiciel RH ? 8 conseils

A l'ère de la digitalisation des Ressources Humaines, la gestion des Talents tient compte du monde qui change. Bien que l’évolution technologique crée en termes de flexibilité et de création de valeur, une prise de conscience d’une gestion stratégique et prospective des talents, la toute puissance des réseaux sociaux et l’émergence du Big Data, apportent des changements sont nombreux profonds.

Même si de la technologie informatique est  l’alpha et l’oméga d’une gestion des Talents performante et moderne, il est nécessaire d’être attentif à tous ces nouveaux outils qui permettent de contribuer à la performance et à la compétitivité de l’entreprise.

Les logiciels RH modernes ne sont pas seulement devenus le must-have des DRH à l’heure de la digitalisation des Ressources Humaines. Ils sont complètement indispensables pour l’optimisation des processus RH, pour une satisfaction améliorée des employés, pour la performance  et pour une réduction des dépenses dans l’entreprise.

BoostMakers vous donne 8 conseils pour vous aider à choisir votre logiciel RH.

Les solutions logicielles de Gestion RH permettent de traiter facilement, sereinement et avec fiabilité toutes les étapes indispensables de ce processus complexe : l’Intégration des nouveaux salariés, les compétences,  la formation, la gestion des Carrières, le Recrutement , la Rémunération,

Des solutions d’externalisation en mode SaaS permettent aux DRH de s’affranchir des problématiques techniques pour se concentrer sur le métier des Ressources Humaines,
Des progiciels  en mode licence compatibles avec toutes les plateformes du Marché.

Conseil 1. Formalisation du besoin

Il faut formaliser vos besoins techniques, fonctionnels et organisationnels. Tout d’abord, déterminer, mettre à plat et définir les processus clés que vous souhaitez informatiser, se concentrer sur les process majeurs et, peut-être, laisser de côté certains aspects moins importants. Même si vous avez l’ambition de couvrir à terme tous vos processus RH, il faut savoir, dans un premier temps, rester pragmatique.

Vous disposez certainement d’un existant structuré : référentiels de compétences, cartographie des emplois, entretiens annuels d’évaluation, processus de gestion de la formation ou du recrutement. Rassemblez toute cette matière première, elle vous aidera à structurer votre démarche.

Conseil 2. Comparaison des solutions du marché

Plusieurs solutions existent sur le marché. Il faut comparer les solutions et les éditeurs. De nombreuses structures vous aident gratuitement ou presque à faire des comparaisons, comme CELGECertains acteurs comme BoostMakers mettent à disposition des analystes qui répondent à toutes vos questions et vous aident à vous projeter sur le futur de votre organisation.

Conseil 3. Prototype

Après avoir choisi votre éditeur , demandez votre véritable prototype personnalisé. Cette maquette va vous permettre de vous assurer que les solutions pressenties sont bien capables de prendre en compte vos propres contenus et vos propres processus. Les gains de productivité ne seront au rendez-vous que si vous réussissez à correctement ancrer vos futurs outils dans vos processus "maison". Vous êtes en droit aujourd’hui de demander bien plus qu’une belle démonstration et qu’un beau discours commercial associé à quelques PowerPoint flamboyants.

Conseil 4. Vérification des références de votre éditeur

Demandez à rencontrer les clients des éditeurs. Vous pourrez ainsi vérifier, à travers des références opérationnelles situées dans le même type d’entreprises en termes de taille et de secteur d’activité, la crédibilité des produits que vous avez présélectionnés. Cette démarche vous permettra, via ces échanges avec des professionnels du métier, de vous faire également une idée sur la qualité de service, la réactivité du support ou le professionnalisme des prestataires.
Pour des contrats pluriannuels, vous pouvez mandater à des structures comme BoostMakers ou ses concurrents, afin d’obtenir un label TRUST’In, permettant d’avoir les facteurs clés de succès de votre projet, analyse de risques et l’engagement du fournisseur, pour une relation durable. BoostMakers propose aussi du suivi de projet dont le budget est supérieur à 20K€.

Conseil 5.  Mise en oeuvre du projet

A défaut du label de BoostMakers ou un système équivalent ou d'évaluation de fournisseurs, soyez attentif à la méthodologie de mise en œuvre de l’éditeur et notamment les différentes phases de mise en oeuvre du projet et la répartition des rôles entre ses intervenants, vos équipes informatiques et les utilisateurs finaux. Un cadrage réussi ou chacune des parties joue correctement sa partition reste l’une des clés de la réussite d’un projet. Tout le monde connaît ces « beaux » projets qui s’étendent sur des mois et des années et qui aboutissent, la plupart du temps, à un produit final fragile, peu fiable et déjà obsolète compte tenu de l’accélération des évolutions, tant métiers que technologiques. Un projet en retard vous coûte plus cher.

Conseil 6. Engagement du fournisseur

Pour des projets ayant un fort enjeu,  assurez-vous de la stratégie à long terme des éditeurs. Appréhender le passé en analysant d’où viennent ses sous-traitants . Quels sont leurs échecs et leurs réussites sur les trois ou quatre dernières années et surtout discuter avec eux, dans le détail, de leur vision stratégique. Un échange axé sur l’analyse de la Road Map doit donc faire partie du processus de choix. Elle vous permettra de partager une vision commune de votre potentielle future collaboration.


Conseil 7. Pérennité du fournisseur

Assurez-vous de la pérennité de l’éditeur et ses sous traitants avec lesquelles vous envisagez de travailler. En ces périodes de difficultés économiques, le droit à l’erreur n’est plus permis.  Vous pouvez aussi souscrire à une assurance ou mettre des clauses de pénalité avec le conseil de votre service juridique.
Attention à ne pas vous laisser aveugler par des propositions séduisantes, mais portées par des éditeurs sur le fil du rasoir qui, au mieux, n’auront pas les capacités de faire évoluer leurs produits et, au pire, ne seront plus là demain. Une analyse financière pointue des résultats et des bilans des trois ou quatre dernières années est complètement incontournable.

Conseil 8. Conduire le changement

A delà du plan de formation de l’éditeur relatif à l’utilisation de la solution choisie, vous devez préparer votre équipe de DRH et le personnel en général, à la mise en place du nouvelle solution. Tout ce qui nouveau même intuitif demande une prise en main. Cette nouveauté peut avoir un impact sur la productivité et la performance des équipe. Il faut donc, informer, impliquer, former et accompagner vos équipes
Ces quelques conseils vous permettront, nous l’espérons, de limiter les risques d’erreurs dans votre phase de choix et de réussir votre projet de mise en œuvre d’une solution adaptée à vos besoins et à votre entreprise.

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